Conditions générales de vente CGV: Le traitement de votre séjour est assuré par VIDA TRAVEL&EVENTS dont le siège social est situé au 13, Rue Nicolas Copernic 92160 Antony. SAS au capital de 9 000,00 € – RCS Nanterre 948 609 615
Le Client reconnaît avoir été informé et avoir accepté le fait que les offres de voyages sont régies par les présentes conditions de vente. Les présentes conditions de vente sont constituées :
Nous vous informons que le traitement de certaines rubriques est assuré par des partenaires de VIDA TRAVEL&EVENTS, dont les coordonnées figurent en bas de page de chaque rubrique concernée. Vous êtes alors soumis à leurs conditions de vente.
Reproduction des articles R.211-3 à R.211-11 du Code du Tourisme telle que stipulée à l’article R.211-12.
Art R.211-3 – Sous réserve des exclusions prévues aux troisième et quatrième alinéas de l’article L.211-7, toute offre et toute vente de prestations de voyages ou de séjours donnent lieu à la remise de documents appropriés qui répondent aux règles définies par la présente section.
En cas de vente de titres de transport aérien ou de titres de transport sur ligne régulière non accompagnée de prestations liées à ces transports, le vendeur délivre à l’acheteur un ou plusieurs billets de passage pour la totalité du voyage, émis par le transporteur ou sous sa responsabilité. Dans le cas de transport à la demande, le nom et l’adresse du transporteur, pour le compte duquel les billets sont émis, doivent être mentionnés.
La facturation séparée des divers éléments d’un même forfait touristique ne soustrait pas le vendeur aux obligations qui lui sont faites par les dispositions réglementaires de la présente section.
Art R.211-3-1- L’échange d’informations précontractuelles ou la mise à disposition des conditions contractuelles est effectué par écrit. Ils peuvent se faire par voie électronique dans les conditions de validité et d’exercice prévues aux articles 1369-1 et 1369-11 du code civil. Sont mentionnés le nom ou la raison sociale et l’adresse du vendeur ainsi que l’indication de son immatriculation au registre prévu au a de l’article L. 141-3 ou, le cas échéant, le nom, l’adresse et l’indication de l’immatriculation de la fédération ou de l’union mentionnées au deuxième alinéa de l’article R. 211-2.
Art R.211-4 – Préalablement à la conclusion du contrat, le vendeur doit communiquer au consommateur les informations sur les prix, les dates et les autres éléments constitutifs des prestations fournies à l’occasion du voyage ou du séjour tels que :
1° La destination, les moyens, les caractéristiques et les catégories de transports utilisés ;
2° Le mode d’hébergement, sa situation, son niveau de confort et ses principales caractéristiques, son homologation et son classement touristique correspondant à la réglementation ou aux usages du pays d’accueil ;
3° Les prestations de restauration proposées ;
4° La description de l’itinéraire lorsqu’il s’agit d’un circuit ;
5° Les formalités administratives et sanitaires à accomplir par les nationaux ou par les ressortissants d’un autre Etat membre de l’Union européenne ou d’un Etat partie à l’accord sur l’Espace économique européen en cas, notamment, de franchissement des frontières ainsi que leurs délais d’accomplissement ;
6° Les visites, excursions et les autres services inclus dans le forfait ou éventuellement disponibles moyennant un supplément de prix ;
7° La taille minimale ou maximale du groupe permettant la réalisation du voyage ou du séjour ainsi que, si la réalisation du voyage ou du séjour est subordonnée à un nombre minimal de participants, la date limite d’information du consommateur en cas d’annulation du voyage ou du séjour ; cette date ne peut être fixée à moins de vingt et un jours avant le départ ;
8° Le montant ou le pourcentage du prix à verser à titre d’acompte à la conclusion du contrat ainsi que le calendrier de paiement du solde ;
9° Les modalités de révision des prix telles que prévues par le contrat en application de l’article R. 211-8 ;
10° Les conditions d’annulation de nature contractuelle ;
11° Les conditions d’annulation définies aux articles R. 211-9, R. 211-10 et R. 211-11 ;
12° L’information concernant la souscription facultative d’un contrat d’assurance couvrant les conséquences de certains cas d’annulation ou d’un contrat d’assistance couvrant certains risques particuliers, notamment les frais de rapatriement en cas d’accident ou de maladie ;
13° Lorsque le contrat comporte des prestations de transport aérien, l’information, pour chaque tronçon de vol, prévue aux articles R. 211-15 à R. 211-18.
Art R.211-5 – L’information préalable faite au consommateur engage le vendeur, à moins que dans celle-ci le vendeur ne se soit réservé expressément le droit d’en modifier certains éléments. Le vendeur doit, dans ce cas, indiquer clairement dans quelle mesure cette modification peut intervenir et sur quel éléments.
En tout état de cause, les modifications apportées à l’information préalable doivent être communiquées au consommateur avant la conclusion du contrat.
Art R.211-6 – Le contrat conclu entre le vendeur et l’acheteur doit être écrit, établi en double exemplaire dont l’un est remis à l’acheteur, et signé par les deux parties. Lorsque le contrat est conclu par voie électronique, il est fait application des articles 1369-1 à 1369-11 du code civil. Le contrat doit comporter les clauses suivantes :
1° Le nom et l’adresse du vendeur, de son garant et de son assureur ainsi que le nom et l’adresse de l’organisateur ;
2° La destination ou les destinations du voyage et, en cas de séjour fractionné, les différentes périodes et leurs dates ;
3° Les moyens, les caractéristiques et les catégories des transports utilisés, les dates et lieux de départ et de retour ;
4° Le mode d’hébergement, sa situation, son niveau de confort et ses principales caractéristiques et son classement touristique en vertu des réglementations ou des usages du pays d’accueil ;
5° Les prestations de restauration proposées ; 6° L’itinéraire lorsqu’il s’agit d’un circuit ;
7° Les visites, les excursions ou autres services inclus dans le prix total du voyage ou du séjour ;
8° Le prix total des prestations facturées ainsi que l’indication de toute révision éventuelle de cette facturation en vertu des dispositions de l’article R. 211-8 ;
9° L’indication, s’il y a lieu, des redevances ou taxes afférentes à certains services telles que taxes d’atterrissage, de débarquement ou d’embarquement dans les ports et aéroports, taxes de séjour lorsqu’elles ne sont pas incluses dans le prix de la ou des prestations fournies ;
10° Le calendrier et les modalités de paiement du prix ; le dernier versement effectué par l’acheteur ne peut être inférieur à 30 % du prix du voyage ou du séjour et doit être effectué lors de la remise des documents permettant de réaliser le voyage ou le séjour ;
11° Les conditions particulières demandées par l’acheteur et acceptées par le vendeur ;
12° Les modalités selon lesquelles l’acheteur peut saisir le vendeur d’une réclamation pour inexécution ou mauvaise exécution du contrat, réclamation qui doit être adressée dans les meilleurs délais, par tout moyen permettant d’en obtenir un accusé de réception au vendeur, et, le cas échéant, signalée par écrit, à l’organisateur du voyage et au prestataire de services concernés
13° La date limite d’information de l’acheteur en cas d’annulation du voyage ou du séjour par le vendeur dans le cas où la réalisation du voyage ou du séjour est liée à un nombre minimal de participants, conformément aux dispositions du 7° de l’article R. 211-4 ;
14° Les conditions d’annulation de nature contractuelle ;
15° Les conditions d’annulation prévues aux articles R. 211-9, R. 211-10 et R. 211-11 ;
16° Les précisions concernant les risques couverts et le montant des garanties au titre du contrat d’assurance couvrant les conséquences de la responsabilité civile professionnelle du vendeur ;
17° Les indications concernant le contrat d’assurance couvrant les conséquences de certains cas d’annulation souscrit par l’acheteur (numéro de police et nom de l’assureur) ainsi que celles concernant le contrat d’assistance couvrant certains risques particuliers, notamment les frais de rapatriement en cas d’accident ou de maladie ; dans ce cas, le vendeur doit remettre à l’acheteur un document précisant au minimum les risques couverts et les risques exclus ;
18° La date limite d’information du vendeur en cas de cession du contrat par l’acheteur ;
19° L’engagement de fournir à l’acheteur, au moins dix jours avant la date prévue pour son départ, les informations suivantes :
a) Le nom, l’adresse et le numéro de téléphone de la représentation locale du vendeur ou, à défaut, les noms, adresses et numéros de téléphone des organismes locaux susceptibles d’aider le consommateur en cas de difficulté ou, à défaut, le numéro d’appel permettant d’établir de toute urgence un contact avec le vendeur ;
b) Pour les voyages et séjours de mineurs à l’étranger, un numéro de téléphone et une adresse permettant d’établir un contact direct avec l’enfant ou le responsable sur place de son séjour ;
20° La clause de résiliation et de remboursement sans pénalités des sommes versées par l’acheteur en cas de non-respect de l’obligation d’information prévue au 13° de l’article R. 211-4 ;
21° L’engagement de fournir à l’acheteur, en temps voulu avant le début du voyage ou du séjour, les heures de départ et d’arrivée.
Art R.211-7 – L’acheteur peut céder son contrat à un cessionnaire qui remplit les mêmes conditions que lui pour effectuer le voyage ou le séjour, tant que ce contrat n’a produit aucun effet.
Sauf stipulation plus favorable au cédant, celui-ci est tenu d’informer le vendeur de sa décision par tout moyen permettant d’en obtenir un accusé de réception au plus tard sept jours avant le début du voyage. Lorsqu’il s’agit d’une croisière, ce délai est porté à quinze jours. Cette cession n’est soumise, en aucun cas, à une autorisation préalable du vendeur.
Art R.211-8 – Lorsque le contrat comporte une possibilité expresse de révision du prix, dans les limites prévues à l’article L. 211-12, il doit mentionner les modalités précises de calcul, tant à la hausse qu’à la baisse, des variations des prix, et notamment le montant des frais de transport et taxes y afférentes, la ou les devises qui peuvent avoir une incidence sur le prix du voyage ou du séjour, la part du prix à laquelle s’applique la variation, le cours de la ou des devises retenu comme référence lors de l’établissement du prix figurant au contrat.
Art R.211-9 – Lorsque, avant le départ de l’acheteur, le vendeur se trouve contraint d’apporter une modification à l’un des éléments essentiels du contrat telle qu’une hausse significative du prix et lorsqu’il méconnaît l’obligation d’information mentionnée au 13° de l’article R. 211-4, l’acheteur peut, sans préjuger des recours en réparation pour dommages éventuellement subis, et après en avoir été informé par le vendeur par tout moyen permettant d’en obtenir un accusé de réception :
-soit résilier son contrat et obtenir sans pénalité le remboursement immédiat des sommes versées ;
-soit accepter la modification ou le voyage de substitution proposé par le vendeur ; un avenant au contrat précisant les modifications apportées est alors signé par les parties ; toute diminution de prix vient en déduction des sommes restant éventuellement dues par l’acheteur et, si le paiement déjà effectué par ce dernier excède le prix de la prestation modifiée, le trop-perçu doit lui être restitué avant la date de son départ.
Art R.211-10 – Dans le cas prévu à l’article L. 211-14, lorsque, avant le départ de l’acheteur, le vendeur annule le voyage ou le séjour, il doit informer l’acheteur par tout moyen permettant d’en obtenir un accusé de réception ; l’acheteur, sans préjuger des recours en réparation des dommages éventuellement subis, obtient auprès du vendeur le remboursement immédiat et sans pénalité des sommes versées ; l’acheteur reçoit, dans ce cas, une indemnité au moins égale à la pénalité qu’il aurait supportée si l’annulation était intervenue de son fait à cette date.
Les dispositions du présent article ne font en aucun cas obstacle à la conclusion d’un accord amiable ayant pour objet l’acceptation, par l’acheteur, d’un voyage ou séjour de substitution proposé par le vendeur.
Art R.211-11 – Lorsque, après le départ de l’acheteur, le vendeur se trouve dans l’impossibilité de fournir une part prépondérante des services prévus au contrat représentant un pourcentage non négligeable du prix honoré par l’acheteur, le vendeur doit immédiatement prendre les dispositions suivantes sans préjuger des recours en réparation pour dommages éventuellement subis :
-soit proposer des prestations en remplacement des prestations prévues en supportant éventuellement tout supplément de prix et, si les prestations acceptées par l’acheteur sont de qualité inférieure, le vendeur doit lui rembourser, dès son retour, la différence de prix ;
-soit, s’il ne peut proposer aucune prestation de remplacement ou si celles-ci sont refusées par l’acheteur pour des motifs valables, fournir à l’acheteur, sans supplément de prix, des titres de transport pour assurer son retour dans des conditions pouvant être jugées équivalentes vers le lieu de départ ou vers un autre lieu accepté par les deux parties.
Les dispositions du présent article sont applicables en cas de non-respect de l’obligation prévue au 13° de l’article R. 211-4.
1. ACCEPTATION DES CONDITIONS PARTICULIERES ET COMMANDE
1.1 Ces Conditions Particulières de vente s’appliquent à toute commande de voyage (ci-après dénommée « la Commande ») effectuée par un non professionnel du voyage (ci après dénommé « le Client ») auprès de VIDA TRAVEL&EVENTS.
Par Commande, on entend toute demande de réservation soumise par le Client dont la disponibilité est confirmée par VIDA TRAVEL&EVENTS.
Une Commande est régie par les Conditions de Vente en vigueur au jour de la demande de réservation. Selon le type de prestations vendues, des conditions spécifiques sont susceptibles de s’appliquer.
1.2 Le Client reconnaît avoir la capacité de contracter aux conditions décrites dans les Conditions de Vente présentées ci- après, c’est à dire avoir la majorité légale et ne pas être sous tutelle ou curatelle. Les présentes conditions font parties intégrantes du contrat de vente. Leur texte peut également être obtenu sur simple demande adressée au siège de la société.
1.3 Le Client reconnaît avoir pris connaissance des présentes Conditions de Vente dans leur intégralité, des conditions spécifiques propres à certaines prestations, ainsi que de tous les termes de la proposition avant d’avoir passé sa Commande. Dès lors, toute demande de réservation entraîne l’entière adhésion du Client aux Conditions de Vente de VIDA TRAVEL&EVENTS.
1.4 Une demande de réservation sera traitée par VIDA TRAVEL&EVENTS après réception :
– du bon de commande dûment validé par le Client, et
– d’un moyen de paiement.
Ces conditions sont cumulatives.
2. PRIX / PAIEMENT
2.1 Prix
2.1.1 Tous les prix sont affichés en Euros. Ils doivent être vérifiés au moment de la demande de réservation. La TVA est toujours comprise. Conformément au régime de TVA sur la marge des agents de voyages, nos factures ne mentionnent pas la TVA collectée sur les prestations vendues.
Seules les prestations mentionnées explicitement dans les descriptifs des voyages sont comprises dans le prix.
Sauf stipulation contraire dans un descriptif de voyage, les prestations suivantes ne sont pas comprises dans le prix :
– Tout service antérieur à l’enregistrement lors du départ, ou postérieur au passage sous douane lors du retour ;
– Les dépenses à caractère personnel (pourboires, téléphone, cautions diverses, autres) ;
– Les frais de vaccination et de visa ;
– Les assurances ;
– Les excursions facultatives ainsi que toute prestation non incluse dans le descriptif du voyage ;
– Les excédents de bagage ;
– Les boissons au cours des repas (y compris les bouteilles d’eau lorsque le prestataire ne dispose pas d’eau potable).
2.1.2 En plus des taxes d’aéroport et/ou locales directement perçues lors de la Commande, des taxes locales supplémentaires (carte touristique, visa de séjour…) peuvent être imposées par les autorités locales de certains pays et sont à régler sur place en Euro ou en monnaie locale.
2.1.3 Le prix des voyages varie notamment selon la date de réservation par le Client, la période d’exécution du voyage, le nombre de participants ou la compagnie aérienne. Nos prix sont des tarifs contractuels. Aucune contestation relative au prix des prestations ne pourra donc être prise en compte dès lors que le Client a effectué la demande de réservation.
2. 2 Frais de réservation
A l’exception de demande de réservation effectuée par téléphone, toute Commande donne lieu à la facturation de Frais de Dossier.
Des Frais de Dernière Minute seront dus pour toute demande de réservation effectuée à 7 jours ou moins du départ. Ces frais s’élèvent à 19 euros par dossier et sont dus en plus des Frais de Dossier.
Les Frais de Dossier et les Frais de Dernière Minute sont pris en compte dans le calcul des frais d’annulation.
2. 3 Révision des prix
En application de l’article L. 211-12 du Code du Tourisme, VIDA TRAVEL&EVENTS se réserve le droit de modifier entre le jour de l’inscription et jusqu’à 30 jours avant le départ, les prix à la hausse comme à la baisse pour tenir compte de variations significatives :
a) Des redevances et taxes afférentes aux prestations offertes, telles que les taxes d’atterrissage, d’embarquement et/ou de débarquement dans les ports et les aéroports ;
b) Des taux de change appliqués au voyage ou au séjour considéré (le cours de référence est celui du dollar américain par rapport à l’euro constaté au 30/03/2023) ;
c) du coût des transports, lié notamment au coût du carburant exprimé en dollar américain. Sa variation est alors répercutée au prorata de leur part dans le calcul du prix du voyage réservé (l’indice de référence est le Jet Kerosene Cargoes Cif NWE avec un cours constaté au 30/03/2023).
Une révision de prix ne peut pas intervenir moins de 30 jours avant le départ.
En cas de hausse significative du prix, estimée par VIDA TRAVEL&EVENTS à plus de 10% du prix total du voyage, le Client peut annuler sans frais sa Commande à condition de le notifier par écrit dans les 72 heures suivant la modification de tarif communiquée par VIDA TRAVEL&EVENTS. A défaut, des frais d’annulation tels que prévus à l’article 3.2 du présent document sont facturés au Client.
2. 4 Moyens de paiement
2.4.1 Principe
Le Client peut effectuer son règlement :
– Par carte bancaire française, (Carte Eurocard/Mastercard, Carte Bleue sauf Visa Electron) ;
– En espèces, si le paiement est effectué en agence physique et dans le respect de la réglementation en vigueur.
2.4.2 Dérogations
Pour toute Commande à plus de 30 (trente) jours du départ, VIDA TRAVEL&EVENTS peut accepter un règlement par :
– chèque bancaire français (établi à l’ordre de VIDA TRAVEL&EVENTS) ;
– virement (frais de virement bancaire à la charge du Client) ;
-chèques-vacances ANCV : le Client doit effectuer au préalable le versement de l’acompte prévu par carte bancaire française.
Nota : si le Client choisit un moyen de paiement autre que la carte bancaire, le traitement de sa demande de réservation est subordonné à la communication préalable en garantie des coordonnées d’une carte bancaire en cours de validité.
Le Client peut également utiliser ses chèques-vacances ANCV pour toute Commande à moins de 30 jours dans la limite du solde restant à payer du montant du voyage après versement de l’acompte, dès lors qu’il règle au préalable sa Commande par carte bancaire et transmet dans un délai maximum de 30 jours à compter de la date de son départ les chèques-vacances ANCV à VIDA TRAVEL&EVENTS (la date de réception de la lettre recommandée faisant foi). A réception, VIDA TRAVEL&EVENTS procèdera au remboursement au Client du montant versé en chèques-vacances ANCV
2.4.3 Modalités d’envoi relatives aux chèques et chèques- vacances ANCV :
Le Client doit envoyer sous 48 heures son titre de paiement par lettre recommandée avec AR à l’adresse suivante : VIDA TRAVEL&EVENTS – 13, Rue Nicolas Copernic 92160 Antony
Lors de l’envoi, le Client doit préciser par écrit le numéro de dossier ainsi que les nom et prénom du titulaire de la Commande.
2.4.4 L’encaissement d’un moyen de paiement par VIDA TRAVEL&EVENTS conditionne le traitement d’une Commande.
Par encaissement d’un moyen de paiement, il faut entendre :
– pour les achats par carte bancaire, l’enregistrement de coordonnées monétiques valides avec la validation du paiement par le centre des cartes bancaires. L’encaissement pouvant faire l’objet de débit fractionné en fonction du plafond autorisé de votre carte bancaire ;
– pour les achats par virement, la réception de l’attestation de virement effectué par la banque du client ;
– pour les achats par chèque, la réception du chèque signé à l’ordre de VIDA TRAVEL&EVENTS;
– pour les achats par chèques-vacances, la réception des chèques.
Nota : en cas de paiement par carte bancaire, nous vous invitons à vérifier que son plafond est suffisant pour couvrir le montant du règlement de la Commande. Dans le cas contraire, VIDA TRAVEL&EVENTS serait dans l’impossibilité de confirmer la Commande et de garantir par la suite la disponibilité de votre demande de réservation à ce tarif.
2.5 Conditions de règlement
Pour toute Commande à 40 jours ou moins du départ, le règlement de l’intégralité du montant du voyage sera exigé.
A plus de 40 jours du départ, la Commande implique le paiement immédiat d’un acompte au maximum égal à 40% du montant total.
Le solde est payable au plus tard 40 jours avant le départ.
Ne sont pas considérés comme libératoires de la dette : la remise des coordonnées d’une carte bancaire tant que l’accord du centre d’autorisation des paiements n’est pas obtenu, le dépôt d’un chèque tant que celui-ci n’est pas débité (sauf chèque de banque), une demande de virement avant confirmation de réception des fonds par notre banque.
Les acomptes et les soldes doivent pouvoir être encaissés dans les 24 heures ouvrés suivant leur date d’exigibilité.
Lorsque les coordonnées d’une carte bancaire ont été fournies en garantie d’un moyen de paiement par le Client, elles permettront d’effectuer le règlement de la somme due si ledit moyen de paiement ne permet pas un encaissement dans les délais définis.
In any case, if the collection could not be carried out at the end of the defined period, VIDA TRAVEL&EVENTS considers that this is a cancellation by the Customer. VIDA TRAVEL&EVENTS will in fact be entitled to terminate the contract under the cancellation conditions applicable to article 3.2 of these Conditions of Sale.
3- CANCELLATION/MODIFICATION AT THE CUSTOMER’S INITIATIVE
3.1. Cancellation of a reservation request
In accordance with article L. 111-1 of the consumer code, VIDA TRAVEL&EVENTS undertakes to respond to a reservation request within 48 hours (excluding weekends and public holidays).
If the Client cancels his reservation request during this period and before confirmation of his reservation request by VIDA TRAVEL&EVENTS, he will be charged a fixed amount of 49 euros per person.
In the absence of a response within 48 hours, the Customer has the option of cancelling their reservation request free of charge.
3.2. Cancellation of an Order
An Order is effective after confirmation to the Client by VIDA TRAVEL&EVENTS of the availability of the trip.
Any cancellation request must be sent in writing to VIDA TRAVEL&EVENTS (registered letter with AR, fax or email to XXXX@XXXX.XX). The date of receipt of the registered letter, fax or email will be the date retained for cancellation.
It will result in the collection of at least the following costs (subject to specific mentions in the description of the chosen trip):
– Processing fees: For any cancellation made more than 7 days before departure, a processing fee of a fixed amount of 35 euros per file is charged in addition to the cancellation fees or specific cancellation fees.
– Cancellation fees (except specific conditions):
If the cancellation of the trip of one of the persons registered on the order form results in the reservation of a single room/cabin, instead of a double room/cabin, the supplement must be paid before departure.
3.3 Modification before departure
Written requests from the Customer resulting in:
– A change of the departure city
– A change of destination
– A hotel modification
– A change of departure date.
In these cases, the Customer is subject to the conditions defined in article 3 of these Conditions of Sale.
Specific exceptions to certain cases of change of departure date:
– In the event of a no-show on the outward journey on a charter flight, VIDA TRAVEL&EVENTS may maintain the other services only if the Client makes an express request in writing to VIDA TRAVEL&EVENTS within 24 hours of the initially scheduled departure date. The costs incurred by the purchase of a new outward journey ticket remain the responsibility of the Client.
– In the event of a no-show on the outward journey on a scheduled flight, the airline may cancel the return ticket. In this case, the Customer will have the option to purchase return tickets at their own expense, subject to availability. VIDA TRAVEL&EVENTS will then make its best efforts to guarantee the other services. If a late arrival were to result in additional costs for VIDA TRAVEL&EVENTS, such as the organization of a new transfer, these costs will remain the responsibility of the Customer.
No refund of unused services (hotel nights, meals, etc.) may be granted due to the Client's non-appearance or refusal to board on the initially scheduled departure.
Any other modification to the Order before departure, at the initiative of the Customer, will result in the collection of the following costs:
These costs will be added to any costs requested by the service provider and of which the Client will be informed before the modification is carried out.
Modification date (In business days) Modification fee
More than 30 days before departure €16 per person
From 30 to 21 days before departure €40 per person
From 20 to 8 days before departure €77 per person
At least 7 days before departure €153 per person
Exception: any modification of the travel documents by the Client relating to the correction of the civil status of the participants and/or the contact details of the identity documents will result in the invoicing of any costs requested by the service provider.
Please note: in the case of services including transport by scheduled flight, these costs may amount to the amount of the return ticket.
3.4 Modification after departure
Any shortened trip or any service not used due to the Customer will not give rise to any reimbursement, in particular outward and return plane tickets. If the Customer has taken out optional insurance covering, in particular, interruption of the trip, he/she must comply with the terms and conditions set out in the general and specific conditions of the insurance policy.
VIDA TRAVEL&EVENTS is committed to the Client only for the services sold.
VIDA TRAVEL&EVENTS cannot be held liable for:
– any service subscribed to by the Client other than that invoiced by VIDA TRAVEL&EVENTS;
– any modification of the services at the initiative of the Client.
3.5 Assignment
In accordance with Article L. 211-11 of the Tourism Code, the Client may transfer his contract (excluding insurance contracts) to a third party, provided that he informs the company VIDA TRAVEL&EVENTS in writing at the latest 7 days before the start of the stay (15 days for a cruise), indicating precisely the names and addresses of the transferee(s) and the participant(s) in the trip and providing proof that they meet the same conditions to take the trip (in particular for children who must be in the same age groups).
The transferor or transferee will be required to pay transfer costs beforehand.
Additional insurance is not refundable or transferable under any circumstances.
4. CANCELLATION/MODIFICATION AT THE INITIATIVE OF VIDA TRAVEL&EVENTS
4.1 Cancellation
In accordance with Article R. 211-10 of the Tourism Code, if VIDA TRAVEL&EVENTS is forced to cancel the trip, it will inform the Customer. The Customer will then be reimbursed by VIDA TRAVEL&EVENTS for all sums that he may have paid.
The customer will not be able to claim any compensation other than reimbursement if the cancellation is imposed by circumstances of force majeure or for security reasons or for insufficient participants.
4.2 Modification
Due to the always possible hazards in travel, particularly abroad, the Customer is advised that the description of the trip constitutes the rule but that the Customer may note and experience exceptions.
If essential elements of the trip must be modified before departure, VIDA TRAVEL&EVENTS will notify the Client by any means and will offer:
– either the possibility of cancelling your trip free of charge,
– or the possibility of subscribing to a new offer.
The Customer must communicate his choice in writing within the following time limits:
Modification date Response time limit
More than 30 days before departure 72 hours
From 30 to 15 days from departure 48 hours
At least 14 days from departure 24 hours
| Date modified | Deadline for response |
| More than 30 days before departure | 72 hours |
| From 30 to 15 days before departure | 48 hours |
| At least 14 days before departure | 24 hours |
5. AIR TRANSPORT
5.1 General
Air transport is subject to operational and security requirements that may cause delays beyond the control of VIDA TRAVEL&EVENTS. VIDA TRAVEL&EVENTS advises the Client to plan for
sufficient connection time for any connections, as well as avoiding any commitment on the same day and the day after their outward and return journeys.
Concerning so-called “low-cost” flights:
This is a scheduled flight operated by an airline that, without deviating from flight safety standards, reduces unnecessary charges or makes them optional in order to be able to offer very advantageous fares.
It should be noted that, compared to regular flights on so-called traditional airlines,:
– passenger check-in is free on the low-cost airline's website, but often with fees at the airport;
– the airport and/or flight terminal may be on the outskirts of traditional flight bases;
– checked baggage is an option, to be purchased in addition to the ticket;
– on-board services (refreshments, snacks, other services, etc.) are most often chargeable.
5.2 Schedule changes / Carrier’s responsibility
VIDA TRAVEL&EVENTS uses various carriers who retain their own responsibilities towards travelers.
The carrier's liability is limited by the terms and conditions set out in the transport contract appearing on the Customer's ticket, and in particular by the provisions resulting from the Montreal Convention of May 28, 1999.
The liability of VIDA TRAVEL&EVENTS in the event of damage and accidents that may occur to passengers, their animals and their checked baggage, during the duration of the flight or during the boarding and disembarkation operations or during the period in which the carrier had custody of the checked baggage, may not be higher than that of the airline.
VIDA TRAVEL&EVENTS draws the Client's attention to the fact that any air travel, even in France or the Schengen area, requires a valid identity document.
5.3 Confirmation of return flight
The return flight must in principle be confirmed on site by the Customer, within 72 hours before departure, with the airline.
5.4 Loss or theft of tickets
If the Customer is the victim of a loss or theft of his ticket which is not the fault of VIDA TRAVEL&EVENTS, he must make a specific declaration to the police and the airline and ensure his return at his own expense by purchasing another ticket from the issuing company. All consequences arising from the loss or theft of a ticket are his responsibility.
However, a refund, remaining at the discretion of the company, may possibly be requested, accompanied by all the originals (stubs of purchased tickets, boarding passes, etc.).
Furthermore, VIDA TRAVEL&EVENTS will do its utmost to reissue tickets when possible, depending on the destinations and airlines. If reissue is possible, the costs incurred will remain the responsibility of the Client.
The charter conditions for charter aircraft require us to remind you that any abandoned charter seat will not be refunded, even in the case of a postponement of the date. Giving up a seat on a special flight to take a regular flight will result in the payment of the price of the corresponding ticket.
5.5 Pregnant women
Airlines may refuse boarding to a pregnant woman. VIDA TRAVEL&EVENTS cannot be held responsible for this decision. The Client must inform VIDA TRAVEL&EVENTS in writing of the presence of a pregnant woman at least one week before departure so that VIDA TRAVEL&EVENTS can ensure that she can board.
A medical certificate of good health and without contraindications to travel may also be required by certain airlines. It must be issued by a doctor at most 15 days before the date of travel, regardless of the date the pregnancy began. This certificate must specify in which month the pregnancy is at the time of travel and mention the absence of any pathological condition.
5.6 Children
Children under 2 years of age are not assigned a seat. Unaccompanied children under 15 years of age are generally refused boarding.
5.7 Baggage / Restrictions and prohibitions
Cabin baggage: Each airline has its own policy. Most commonly, only one piece of cabin baggage is permitted per passenger, the total dimensions (circumference) of which do not exceed 115 cm and the weight of which do not exceed 5 kg. This maximum weight and size may be modified depending on the type of aircraft. In all cases, the baggage remains the responsibility of the Customer for the entire duration of the trip.
Checked baggage: Each airline has its own policy. Most commonly, this allows a 15 kg baggage allowance per passenger on charter flights and a 20 kg allowance on scheduled flights. Excesses, if allowed, are taxed at the airport according to the rates applicable by the airline to individual passengers and remain the responsibility of the Customer.
It is the Client's responsibility to find out about items prohibited in the hold or in the cabin. As a reminder, items covered by IATA international regulations on dangerous goods are prohibited in baggage. VIDA TRAVEL&EVENTS also invites the Client to visit the website of the Directorate General of Civil Aviation (DGAC) and download the document relating to restrictions on liquids contained in cabin baggage.
VIDA TRAVEL&EVENTS cannot be held responsible for:
– any refusal of boarding or confiscation of an object deemed dangerous by the company and the airport authorities.
– any refusal by the company to check in or take on board baggage.
VIDA TRAVEL&EVENTS will not bear any costs for these purposes.
Any lost or damaged checked baggage must be declared by the Customer to the airline and, where applicable, to the insurer, if additional insurance has been taken out.
5.8 Animals
Each airline has its own policy regarding animals. In principle, they are prohibited on charter flights. VIDA TRAVEL&EVENTS cannot guarantee the possibility of boarding an animal.
5.9 Air taxes
The total or partial non-use of the transport ticket by the Customer will not give rise to any obligation for VIDA TRAVEL&EVENTS to reimburse the price of the transport ticket with the exception of taxes which become due upon the actual boarding of the passenger, upon express request from the latter to the following address XXXX@XXXX.XX
6. ACCOMMODATION AND STAY
6.1 Conditions of the offer
It is the rule in international hotels to take possession of the room from 2 p.m. on the day of arrival and to vacate it before 12 p.m. on the day of departure. Under no circumstances will VIDA TRAVEL&EVENTS be able to deviate from this rule. Any room taken before 2 p.m. or returned after 12 p.m. may be considered as an additional night consumed. Prices are calculated on a number of nights and not days. The first and last days of the trip are in fact devoted to transport.
6.2 Hotel classification
The number of stars assigned to the hotel establishment appearing in a description corresponds to a classification declared by the hotelier or established in reference to local standards of the host country: these may be different from the French and European standards in this area. VIDA TRAVEL&EVENTS strives to inform the Client as best as possible about the conditions of their accommodation. The assessments made on the descriptions arise in particular from knowledge of the establishments and the assessments sent by customers.
6.3 Modification of hotels, circuits, self-drive tours
In the following cases - force majeure, security reasons, third-party action - VIDA TRAVEL&EVENTS or one of its service providers may be obliged to change hotels or tours without this measure constituting a modification of an essential element of the trip. To the extent possible, the Client will be notified in advance and VIDA TRAVEL&EVENTS service providers will provide a service in a category at least similar to that initially proposed.
In some countries, the organization of circuits and self-guided tours may occasionally be modified, but the planned visits and stages will be respected. Holidays, both civil and religious, strikes and demonstrations in the countries visited may lead to changes in the running of excursions, for which VIDA TRAVEL&EVENTS cannot be held responsible.
6.4 Room types
Single rooms include a single bed. They are limited in number and often require a supplement.
Double rooms are provided with either two beds or one double bed (rare).
Triple and quadruple rooms are often double rooms with extra beds.
6.5 Meals
When meals are included in the service, their number depends on the number of nights.
– The “All inclusive” formula includes meals, non-alcoholic drinks and activities mentioned in the description of each Service.
In principle, this formula also includes only locally produced alcoholic beverages.
– Full board starts with dinner on the first night and ends with breakfast on the last night.
– Half-board starts with breakfast following the first night and ends with breakfast following the last night: it includes one breakfast and one meal per day.
Whether in the context of full board or half board, drinks are not included, except in cases duly mentioned in the description.
Attention :
– depending on the country, service providers do not always have running drinking water. The cost of purchasing bottles of drinking water is then your responsibility.
– VIDA TRAVEL&EVENTS invites parents of young children to bring food adapted to their diet. A financial contribution may be requested, for example to heat dishes or bottles. It will be paid on site.
6.6 Activities offered during the stay
– Some of the activities offered may present risks, particularly for young children.
– It may happen that certain activities indicated in the description are cancelled by our local service provider. VIDA TRAVEL&EVENTS cannot be held liable if these activities are cancelled in the event of force majeure or due to the Client’s actions.
– VIDA TRAVEL&EVENTS cannot be held liable for any activity subscribed to by the Client at the destination outside the package.
6.7 Photos and illustrations
VIDA TRAVEL&EVENTS strives to illustrate its travel offers with photos or illustrations that give a realistic overview of the services offered. However, it is specified that the photos and illustrations appearing in the travel descriptions are only intended to indicate the category or level of standing of the services concerned.
7. FORMALITIES
French nationals must be in possession of the identity documents specified in the trip description, and be up to date with the required vaccinations.
The formalities indicated in the travel description are only for French nationals. Foreign nationals must obtain information prior to placing an Order from the competent authorities of the destination country(ies).
To properly prepare your trip, and whatever your nationality, we strongly advise you to consult all the information on the countries to visit and on the administrative and health procedures to be completed on the websites diplomatie.gouv.fr and action-visas.com, without forgetting the countries possibly crossed during stopovers or transits. The completion of these formalities as well as the resulting costs are your responsibility.
Minor children must be in possession of identity papers in their name. Minors must hold an individual passport. It is no longer possible to include minors in parents' passports, including "old model" passports known as Delphine passports. As of 15 January 2017, the authorisation to leave the country is reinstated for minors not accompanied by a holder of parental authority.
The form is available at the following address:
https://www.formulaires.modernisation.gouv.fr/gf/cerfa_15646.do
Once completed and signed, the form must be accompanied by a legible photocopy of an official document proving the identity of the signatory (national identity card, passport).
It is up to parents to find out about the administrative formalities to be completed by their children.
VIDA TRAVEL&EVENTS cannot be held responsible in any way
– penalties and/or fines imposed, resulting from non-compliance with health, administrative, customary and/or customs regulations in France or in the country of destination, as well as the consequences which may result therefrom,
– when the Customer cannot board due to being unable to present the valid identification and/or health documents necessary for the completion of their journey.
VIDA TRAVEL&EVENTS cannot make any refund in this regard.
8. DELIVERY / PRESENTATION OF TRAVEL DOCUMENTS
Travel documents are generally sent to the Client electronically. Occasionally, they may be either:
– collected from our premises;
– sent by post or by private carriers.
In the event that their sending involves additional costs, these are communicated at the time of the Order and remain the responsibility of the Customer.
VIDA TRAVEL&EVENTS cannot be held liable in the event of a failure to deliver due to force majeure.
The Customer will be informed of the different delivery options at the time of confirmation of their Order.
Travel documents (invitation, voucher) sent by VIDA TRAVEL&EVENTS must be printed and kept by the Client. The Client must be able to present these supporting documents throughout their stay both at the boarding sites (airport, train station, port)*, and at the holiday resorts for accommodation (hotel, residence)* and other possible services (excursions, car rental, sports and leisure activities)*.
VIDA TRAVEL&EVENTS cannot be held responsible for the consequences of the Client's failure to present travel documents to our service providers.
9. COMPLAINTS
For rapid processing of your file, any complaint must be sent to VIDA TRAVEL&EVENTS by registered letter within 30 days of the return from the trip concerned, to the following address: 13, Rue Nicolas Copernic 92160 Antony or by email to the following address: XXXXX@XXX.XX
We recommend that you report any problem related to non-performance or poor performance of services on site during your stay to the local reception immediately.
After contacting Customer Service and in the absence of a satisfactory response, the Customer may contact the Tourism and Travel Mediator, whose contact details and referral procedures are available on their website: www.mtv.travel.
Consumers residing within the European Union have the possibility to submit their complaint on the online dispute resolution platform at the following address: https://webgate.ec.europa.eu/odr/main/?event=main.home.show&lng=FR, by providing the address XXXX@XXXX.XX as the point of contact with the company VIDA TRAVEL&EVENTS
10. FORCE MAJEURE
Force majeure means any event external to the parties which is both unforeseeable and insurmountable and which prevents either the Client, or their companions, or VIDA TRAVEL&EVENTS or the service providers involved in carrying out the trip, from fulfilling all or part of the obligations provided for in the contract.
This will be the case in particular in matters of (d')
– strike by transport, hotel staff, air traffic controllers;
– insurrection and riot;
– any prohibition issued by public or governmental authorities;
– climatic, geographical, health or political conditions likely to endanger the Client’s life.
11 CIVIL LIABILITY
Insurance is taken out primarily with the company XXXXXXXXXXX, covering Professional Civil Liability (RCP), in particular bodily injury, material damage and immaterial damage.
The concept of civil liability (accident, fire, theft, others) varies according to the legislation of the countries concerned: travelers are advised to protect themselves individually with additional insurance to that possibly purchased through us.
12 COMPUTING
The information communicated on the Site allows VIDA TRAVEL&EVENTS, as well as its Partners, to process and execute orders placed on the Site.
In application of Law 78-17 of January 6, 1978, known as Data Protection, the Customer has a right to access, modify and delete data concerning him (articles 38 to 40). This right is exercised with VIDA TRAVEL&EVENTS at its headquarters. In order for VIDA TRAVEL&EVENTS to satisfy this request, it is up to the Customer to send the elements necessary for his identification (title, surname, first name, address, postal code, city, country).
As a Customer, you are also likely to receive our commercial offers. You can request to no longer receive these offers at any time by clicking on this "unsubscribe" at the bottom of each of our E-mailings.
The Customer is informed that his conversation with the sales agents may be listened to or recorded using a system declared to the CNIL, and this for the sole purpose of ensuring a quality service. The duration of conservation of the recordings does not exceed one month.
The occurrence of an unpaid amount will result in the registration of the Customer's contact details, in relation to the Order which is the origin of this unpaid amount, in a payment incident file implemented by VIDA TRAVEL&EVENTS and placed under its responsibility.
13 APPLICABLE LAW
These Conditions of Sale are subject to French law and in particular to the Tourism Code. Any dispute relating to their interpretation and/or execution shall be subject to the French Courts.
14 FINAL PROVISIONS
The fact that VIDA TRAVEL&EVENTS does not assert, at any time, one of the provisions of these Conditions of Sale cannot be interpreted as a waiver by VIDA TRAVEL&EVENTS to assert it at a later date.
In the event that any provision of the Conditions of Sale is declared null or void, it shall be deemed unwritten, without this affecting the validity of the other provisions, unless the provision declared null or void was essential and decisive.
The Customer acknowledges being informed that in application of article L221-28 of the Consumer Code, all of the services offered on the Site by VIDA TRAVEL&EVENTS are not subject to the application of the right of withdrawal provided for in articles L221-18 et seq. of the Consumer Code in matters of distance selling.
